Všeobecné obchodní podmínky Event Flow Group s.r.o.

1. Obecné podmínky

1.1. Tyto všeobecné obchodní podmínky (dále jen „Podmínky“) vydává společnost Event Flow Group s.r.o., se sídlem v České republice (dále jen „Pořadatel“), která provozuje webové stránky https://eventflowgroup.com a poskytuje služby v oblasti organizace tematických večírků, casino night, poker večerů, firemních akcí a dalších zábavných akcí.

1.2. Podmínky se vztahují na všechny smlouvy o poskytování služeb uzavírané mezi Pořadatelem a klienty, a to jak v rámci firemních akcí, tak soukromých večírků, svateb, narozeninových oslav, gala večerů, teambuildingů a dalších společenských událostí.

1.3. Veškeré poskytované služby mají výhradně zábavní a propagační charakter. Nejedná se o provozování hazardních her podle zákona č. 186/2016 Sb., o hazardních hrách, ani o žádnou formu sázek, loterií nebo veřejného herního podnikání. Hosté nikdy nehrají o reálné peníze, majetkové hodnoty či jinou formu výhry.

1.4. Uzavřením smlouvy nebo odesláním závazné objednávky prostřednictvím webu, e-mailu či jiným dohodnutým způsobem Klient potvrzuje, že se s těmito Podmínkami seznámil, rozumí jim a souhlasí s nimi.

1.5. Ustanovení smlouvy mezi Pořadatelem a Klientem mají přednost před těmito Podmínkami, pokud výslovně stanoví něco jiného. V ostatním se právní vztahy řídí těmito Podmínkami a právním řádem České republiky.

2. Definice pojmů

2.1. Pro účely těchto Podmínek mají níže uvedené pojmy tento význam:

• Klient – fyzická nebo právnická osoba, která s Pořadatelem uzavírá smlouvu o zajištění akce nebo odesílá objednávku služeb prostřednictvím kontaktního formuláře na webu, e-mailem či jiným způsobem.
• Pořadatel – společnost Event Flow Group s.r.o., která pro Klienta zajišťuje a organizuje tematické večírky, kasino večer, poker večer, firemní akce a jiné zábavní programy bez skutečného hazardu.
• Kasino večer / casino night – zábavní program stylizovaný do prostředí kasina, zahrnující zejména pokerové stoly, ruletu, blackjack a další stolní hry hrané výhradně o tzv. fun money (herní žetony bez reálné peněžní hodnoty).
• Poker večer – společenský večer s pokerovými stoly a krupiéry, kde hosté hrají o zábavní žetony bez finančních vkladů a výher, vhodný pro soukromé oslavy, večírky a firemní akce.
• Firemní akce – zejména teambuildingy, vánoční večírky, gala večery, networkingové akce nebo interní eventy pořádané pro zaměstnance či obchodní partnery, často ve spolupráci s event agenturou Praha nebo jiným partnerem.
• Tematické večírky – večery a oslavy s konkrétním tématem (např. kasino, Hollywood, Great Gatsby, Las Vegas), včetně dekorací, světel, hudby a doprovodného programu.
• Akce – jakákoliv událost, večírek či program pořádaný Pořadatelem na základě smlouvy s Klientem.
• Smlouva – písemná či elektronická dohoda mezi Klientem a Pořadatelem, jejíž součástí jsou tyto Podmínky.

2.2. Všechny pojmy v jednotném čísle zahrnují i číslo množné a naopak, pokud z kontextu nevyplývá jinak.

3. Objednávka a rezervace služeb

3.1. Klient může služby Pořadatele, zejména tematické večírky, firemní akce, kasino večer, poker večer a další zábavné akce, poptat prostřednictvím:

• kontaktního formuláře na stránce Kontakt,
• e-mailu nebo telefonu uvedeného na webu,
• osobního jednání nebo prostřednictvím partnerské event agentury.

3.2. Na základě poptávky Pořadatel připraví nezávaznou nabídku obsahující zejména popis služeb, předběžnou cenu, rozsah programu, dobu trvání, předpokládaný počet hostů a orientační technické požadavky.

3.3. Rezervace termínu je platná až po písemném potvrzení nabídky ze strany Klienta (e-mailem, elektronickým podpisem smlouvy nebo jinou prokazatelnou formou) a případném uhrazení sjednané zálohy. Do tohoto okamžiku je termín považován za nezávazně blokovaný a Pořadatel si vyhrazuje právo nabídku upravit nebo zrušit.

3.4. Závazná objednávka vzniká:

• podpisem Smlouvy oběma stranami, nebo
• písemným potvrzením nabídky Klientem a akceptací Pořadatelem, nebo
• uhrazením zálohy dle vystavené zálohové faktury, pokud je z komunikace zřejmý rozsah služeb a termín Akce.

3.5. Klient je povinen při objednávce uvést pravdivé a úplné údaje nezbytné pro přípravu a realizaci Akce, zejména termín, místo konání, předpokládaný počet účastníků, kontaktní osobu na místě konání a případná specifika či omezení (např. hlukové limity, přístupnost prostor).

3.6. Změny rozsahu služeb, termínu nebo místa konání po potvrzení objednávky jsou možné pouze po dohodě s Pořadatelem a mohou mít vliv na cenu, dostupnost vybavení a personálu. Podstatné změny mohou být posouzeny jako nové objednání služby.

4. Práva a povinnosti smluvních stran

4.1. Pořadatel se zavazuje pro Klienta zajistit a realizovat Akci v dohodnutém rozsahu, kvalitě a termínu, zejména:

• dodat profesionální vybavení (pokerové stoly, ruleta, blackjack, žetony, fun money, dekorace apod.),
• zajistit zkušené krupiéry, moderátory a případně hostesky či další personál,
• dbát na bezpečný, plynulý a zábavný průběh programu,
• dodržovat platné právní předpisy České republiky a zásady bezpečnosti práce.

4.2. Pořadatel je oprávněn odmítnout nebo přerušit poskytování služeb v případě, že:

• hosté nebo Klient závažně porušují bezpečnostní pravidla, poškozují zařízení nebo narušují důstojný průběh Akce,
• dochází k nadměrnému požívání alkoholu či jiných návykových látek, které mohou ohrozit zdraví, majetek nebo pověst Pořadatele,
• Klient neplní své smluvní povinnosti, zejména v oblasti platebních termínů či zajištění prostor.

4.3. Klient se zavazuje zejména:

• zajistit vhodné prostory pro konání Akce (kapacitně, technicky i z hlediska přístupnosti), není-li ve Smlouvě dohodnuto, že prostory zajišťuje Pořadatel,
• zajistit bezpečný přívod elektrické energie, parkování pro techniku a personál, přístup pro manipulaci s vybavením a případná povolení (např. od vlastníka objektu),
• zajistit přiměřenou ochranu majetku Pořadatele během Akce a spolupracovat při předání a převzetí vybavení,
• informovat hosty, že Akce má výhradně zábavní charakter a nejedná se o skutečné hazardní hraní, výhry ani finanční sázky.

4.4. Klient nese odpovědnost za škody způsobené na vybavení Pořadatele nebo na pronajatých prostorech, pokud je způsobili jeho hosté, zaměstnanci, dodavatelé nebo jím pověřené osoby. O vzniklé škodě bude sepsán protokol a následně vyčíslena náhrada škody.

4.5. Pořadatel neodpovídá za škody vzniklé v důsledku okolností vylučujících odpovědnost (vyšší moc), jako jsou zejména živelné pohromy, výpadky dodávek energií, mimořádná omezení orgánů veřejné moci, epidemie, stávky apod. V takovém případě se strany dohodnou na náhradním termínu nebo úpravě rozsahu služeb.

5. Platební podmínky

5.1. Cena služeb je stanovena individuálně na základě rozsahu, délky trvání, lokality, termínu a dalších požadavků Klienta. Ceny jsou obvykle uvedeny bez DPH, není-li výslovně uvedeno jinak.

5.2. Pořadatel je oprávněn požadovat zálohovou platbu, a to až do výše 70 % z předpokládané celkové ceny Akce. Výše a splatnost zálohy je uvedena v nabídce či ve Smlouvě.

5.3. Záloha je splatná bezhotovostním převodem na účet Pořadatele na základě vystavené zálohové faktury, případně jiným dohodnutým způsobem. Neuhradí-li Klient zálohu ve stanoveném termínu, není Pořadatel povinen Akci realizovat a termín může uvolnit pro jiné zájemce.

5.4. Doplatek ceny je obvykle splatný po uskutečnění Akce na základě vystavené daňové faktury, nejpozději ve lhůtě uvedené na faktuře. Pořadatel může požadovat doplatek i před zahájením Akce, zejména u velkých projektů nebo u Klientů s nedostatečnou platební historií.

5.5. V případě prodlení Klienta s úhradou je Pořadatel oprávněn účtovat smluvní úrok z prodlení ve výši stanovené ve Smlouvě nebo alespoň ve výši zákonného úroku z prodlení dle občanského zákoníku.

5.6. Storno podmínky:

• zrušení Akce více než 30 dní před termínem – bez storno poplatku, případná uhrazená záloha může být použita na jiný termín,
• zrušení Akce 30–15 dní před termínem – storno poplatek 30 % z dohodnuté ceny Akce,
• zrušení Akce 14–7 dní před termínem – storno poplatek 50 % z dohodnuté ceny Akce,
• zrušení Akce méně než 7 dní před termínem nebo nedostavení se – storno poplatek 100 % z dohodnuté ceny Akce.

5.7. Individuální storno podmínky mohou být sjednány ve Smlouvě s ohledem na konkrétní náklady (pronájmy prostor, externí dodavatelé, doprava, speciální technika apod.).

6. Ochrana osobních údajů (GDPR)

6.1. Pořadatel při poskytování služeb zpracovává osobní údaje Klientů a případně jejich zástupců v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a souvisejícími právními předpisy České republiky.

6.2. Zpracovávané osobní údaje zahrnují zejména jméno a příjmení, název společnosti, kontaktní údaje (e-mail, telefon, adresa), fakturační údaje a další údaje nezbytné pro přípravu a realizaci Akce. Údaje jsou zpracovávány za účelem:

• uzavření a plnění Smlouvy,
• fakturace a plnění zákonných povinností v oblasti účetnictví a daní,
• komunikace ohledně průběhu Akce a souvisejících služeb,
• případné ochrany práv Pořadatele (např. při vymáhání pohledávek).

6.3. Osobní údaje jsou uchovávány pouze po dobu nezbytnou k danému účelu, nejdéle však po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy nebo po dobu trvání smluvního vztahu a souvisejících promlčecích lhůt.

6.4. Pořadatel používá přiměřená technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů proti zneužití, ztrátě, neoprávněnému přístupu či zveřejnění. Přístup k údajům mají pouze pověřené osoby a nezbytný okruh zpracovatelů (např. účetní, IT podpora) na základě smluvního vztahu.

6.5. Subjekty údajů mají zejména právo na přístup ke svým osobním údajům, právo na opravu, výmaz, omezení zpracování, právo vznést námitku a právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

6.6. Podrobnější informace o zpracování osobních údajů jsou uvedeny v dokumentu Zásady ochrany osobních údajů, který tvoří doplněk těchto Podmínek.

7. Reklamace a odstoupení od smlouvy

7.1. Klient je povinen případné nedostatky v poskytovaných službách uplatnit bez zbytečného odkladu, nejlépe již během Akce u odpovědné osoby Pořadatele, aby bylo možné zjednat nápravu v reálném čase.

7.2. Reklamaci lze uplatnit písemně na kontaktní e-mail Pořadatele, a to nejpozději do 5 pracovních dnů od konání Akce. Reklamace by měla obsahovat popis vytýkaných vad, datum Akce a identifikaci Klienta.

7.3. Pořadatel posoudí reklamaci bez zbytečného odkladu, zpravidla do 30 dnů od jejího obdržení, a informuje Klienta o výsledku a navrhovaném řešení (sleva z ceny, náhradní plnění, jiné kompenzace či zamítnutí reklamace).

7.4. Klient je oprávněn odstoupit od Smlouvy v případech stanovených občanským zákoníkem nebo Smlouvou, zejména při podstatném porušení povinností Pořadatele. Odstoupení musí být učiněno písemně a doručeno Pořadateli.

7.5. Pořadatel je oprávněn odstoupit od Smlouvy zejména v případě:

• opakovaného nebo podstatného porušení povinností Klienta (zejména platebních, bezpečnostních či organizačních),
• pokud se po uzavření Smlouvy ukáže, že realizace Akce je z objektivních důvodů nemožná (např. uzavření prostor, mimořádná omezení státních orgánů) a strany se nedohodnou na jiném řešení,
• pokud Klient poskytl nepravdivé nebo neúplné údaje zásadní pro plnění Smlouvy.

7.6. V případě odstoupení od Smlouvy z důvodů na straně Klienta má Pořadatel nárok na úhradu již vzniklých nákladů a odpovídající části ceny podle fáze přípravy Akce, minimálně však ve výši sjednaných storno poplatků.

8. Závěrečná ustanovení

8.1. Tyto Podmínky tvoří nedílnou součást všech Smluv uzavíraných mezi Pořadatelem a Klientem. Odchylná ujednání ve Smlouvě mají přednost před zněním těchto Podmínek.

8.2. Pořadatel si vyhrazuje právo tyto Podmínky jednostranně měnit nebo doplňovat, a to zejména z důvodu změn právních předpisů, rozšíření služeb nebo úprav interních procesů. Nové znění je účinné dnem jeho zveřejnění na webu eventflowgroup.com a použije se na Smlouvy uzavřené po tomto datu.

8.3. Právní vztahy mezi Pořadatelem a Klientem se řídí právním řádem České republiky. Případné spory se strany pokusí řešit především smírnou cestou. Nedojde-li k dohodě, je k řešení sporu příslušný věcně a místně příslušný soud podle sídla Pořadatele.

8.4. Neplatnost nebo neúčinnost některého ustanovení těchto Podmínek nemá vliv na platnost ostatních ustanovení. Na místo neplatného ustanovení nastupuje úprava nejbližší jeho smyslu a účelu.

8.5. Kontaktní údaje Pořadatele pro veškeré právní a obchodní záležitosti jsou uvedeny v patičce webu a na stránce Kontakt. Pro informace o ochraně osobních údajů a souborech cookies navštivte dokumenty Zásady ochrany osobních údajů a Zásady používání cookies.

8.6. Tyto všeobecné obchodní podmínky jsou platné a účinné od data jejich zveřejnění na webu eventflowgroup.com.